Spring naar inhoud

Continuïteit

7. Continuïteitsparagraaf

In de vorige hoofdstukken is uitgebreid ingegaan op de effecten van het coronavirus voor de organisatie in 2020. Door gericht interventies in te zetten is het negatieve effect voor studenten zo klein mogelijk gehouden. Mede dankzij door de overheid beschikbaar gestelde middelen hebben we in 2020 maximaal ingezet op de begeleiding van onze studenten. Zo waren er middelen beschikbaar voor inhaal- en ondersteuningsprogramma’s. In 2020 heeft het Alfa-college studenten hierdoor extra ondersteuning geboden vanwege leer- en ontwikkelachterstanden of studievertraging. In totaal hebben in 2020 483 studenten gebruik gemaakt van de aangeboden inhaal- en ondersteuningsprogramma’s waarvoor de volgende activiteiten zijn uitgevoerd:

  1. Ondersteuning bij taal en rekenen. 
  2. Het ondersteunen bij specifieke BPV vaardigheden
  3. Studie- en huiswerkbegeleiding en coaching

In totaal heeft het Alfa-college voor 1.090 studenten (MBO) en 42 leerlingen (VAVO) subsidie aangevraagd ter dekking van de extra kosten. 

Wat zijn de belangrijkste effecten van de pandemie voor 2021?
Er is nog steeds beperkt fysiek onderwijs mogelijk en dus zal voor een groot deel het online onderwijs gecontinueerd worden. Dit heeft voor studenten vergelijkbare effecten als in 2020, zoals veel online onderwijs, weinig fysieke ontmoetingsmomenten, aangepaste werkvormen voor de uitvoering van examens en BPV. Ook voor medewerkers heeft dit het effect van voorlopig blijvend veel vanuit huis werken en beperkte mogelijkheden om de studenten fysiek te begeleiden.

Welke interventies zetten we in 2021 in?
In het najaar van 2020 is besloten om na een inventarisatie van plannen in de onderwijsorganisatie om het onderwijs en de begeleiding zoveel mogelijk op peil te houden, een budget van € 775.000 vanuit de reserves beschikbaar te stellen. 
Daarnaast zijn er subsidies vanuit de overheid beschikbaar gesteld om de negatieve effecten van het coronavirus voor studenten zo veel mogelijk te mitigeren. Deze subsidies worden ingezet op het gebied van extra inhaal- en ondersteuningsprogramma’s voor studenten met achterstanden en extra hulp in de klas om achterstanden te voorkomen. Hierbij willen we zoveel mogelijk aansluiten bij de reeds ingezette interventies. Het Nationaal Programma Onderwijs zorgt voor continuïteit van de subsidies tot en met 2022, zodat we in staat zijn om integrale oplossingen te vinden, waarbij de plannen voor het inzetten van deze middelen ook een bijdrage leveren aan de strategische koers en een verbinding maken met de kwaliteitsagenda. Voor 2021 is ruim € 5.500.000 subsidie vanuit de overheid beschikbaar voor deze interventies.
Tenslotte worden de interventies, zoals deze in 2020 zijn ingezet continu geoptimaliseerd en in 2021 in verbeterde vorm ingezet. Deze verbeteringen worden gevoed vanuit de verschillende monitoren, die in het kader van het coronavirus zijn ingezet.
Te denken valt hierbij aan interventies op het gebied van:

  • ICT-ondersteuning bij online onderwijs en thuiswerken;
  • inzet van i-coaches bij het didactisch verbeteren van het onderwijs;
  • extra maandelijkse vergoeding voor medewerkers i.v.m. thuiswerken;
  • beschikbaar stellen van ICT-faciliteiten voor studenten die deze thuis niet hebben;
  • het aanbieden van ruimte op school aan studenten in een onveilige thuissituatie.

Mocht blijken dat er extra interventies noodzakelijk zijn om de effecten van het coronavirus verder positief te beïnvloeden, dan zullen die worden ingezet. Tenslotte gaan we op verschillende plekken in de organisatie met elkaar in gesprek over wat deze pandemie ons in positieve in heeft gebracht en wat we daarvan voor de toekomst willen behouden.
De financiële effecten voor het Alfa-college zijn vooralsnog beperkt en kunnen vanuit het weerstandsvermogen bekostigd worden.

Ontwikkeling studentenaantallen

In onderstaande tabel is de verwachte ontwikkeling van het aantal ongewogen bekostigde studenten in de beroepsopleidingen in de periode 2020 tot en met 2023 weergegeven. De aantallen 2020 zijn gebaseerd op de ontvangen terugmelding bekostigingsgegevens vanuit het Ministerie van OC&W d.d. 12 maart 2021 met kenmerk 2021/2/1785604. De prognoses voor de jaren na 2020 zijn bepaald op grond van de referentieraming MBO.

jaar 2020 2021 2022 2023
procentuele ontwikkeling 0,60% ‑0,88% ‑1,35% ‑1,43%
aantal ongewogen bekostigde deelnemers 12.187 12.080 11.917 11.746

In het Geïntegreerd Jaardocument 2019 hebben we al aangegeven dat de verwachting was dat de daling van het aantal studenten in het beroepsonderwijs in 2020 ingezet zou worden. We gingen uit van -1,88% in 2020. In 2020 bleek van een dergelijke daling echter nog geen sprake te zijn. Er was zelfs sprake van een stijging van het aantal ongewogen bekostigde studenten van 0,6%.  
De verwachting is dat een daling van het aantal studenten de komende jaren op basis van de demografische ontwikkelingen verder zal toenemen tot een afname van -3,6% in 2023 ten opzichte van 2020.

Voor het vavo is het lastiger om de verwachte ontwikkeling van de studentenaantallen vast te stellen. Veel van de studenten komen voor een traject van een jaar of korter. Op de instroom van studenten in deze trajecten hebben we weinig invloed. De instroom in de vavo-opleidingen wordt voor een belangrijk deel bepaald door de examenresultaten in het reguliere vo. De ontwikkelingen en de door de overheid genomen maatregelen naar aanleiding van de corona pandemie zorgen in 2020 en naar verwachting ook in 2021 voor een fors lagere instroom aan vavo-leerlingen.

Voor Educatie geldt dat we voor het reguliere aanbod voor een belangrijk deel afhankelijk zijn van de inkoop door gemeenten, die vaak jaarlijks opnieuw kiezen voor het Alfa-college. Daarnaast zijn er de inburgeringstrajecten die door de studenten zelf worden ingekocht. 
De reeds in 2018 ingezette daling van inburgeraars die een inburgeringstraject bij het Alfa-college inkopen is ook in 2020 doorgezet. Ook voor de komende jaren verwachten we dat deze daling nog doorzet.

In de komende jaren verwachten we een positieve ontwikkeling op het gebied van Leven Lang Ontwikkelen, door de vraag vanuit het werkveld te koppelen aan certificeerbare eenheden. Zo kunnen ook volwassenen, zowel werkenden als werkzoekenden, zich betekenisvol ontwikkelen door gedeelten van opleidingen te volgen. 
Dit is opgenomen als belangrijk thema in de Kwaliteitsagenda 2019-2022. Naast deze formele route willen we ook inzetten op informeel leren (bv. leren door in co-creatie met het werkveld te komen tot innovatieve oplossingen). Dit gaat iets betekenen voor de inzet van medewerkers en omzet. De omvang ervan zal de komende jaren duidelijk worden.

Ontwikkeling personele bezetting

In onderstaande tabel is weergegeven hoe de begrote formatie per personeelscategorie zich in 2021 tot en met 2022 ontwikkelt1, afgezet tegen de inzet ultimo 2020:

Personeelscategorie 2020 2021 2022 2023
Management 50,6 50,3 49,7 49,2
Fte onderwijsgevend personeel (OP) 694 691,7 688,3 684,7
Fte ondersteunend- en beheerspersoneel (OBP) 297,3 296,8 295,9 295,1
Totale formatie 1041,9 1038,7 1033,9 1028,9

1Het aantal fte 2020 in deze tabel wijkt af van het aantal fte opgenomen in de definitieve begroting 2020.

Voor zowel OP als OBP wordt rekening gehouden met een terugloop van het aantal fte’s. Oorzaak hiervan is de te verwachten terugloop van de aantallen studenten voor de komende jaren.
De verwachte dalingen van de werkgelegenheid in beide personeelscategorieën is na 2020 kwantitatief op te vangen door natuurlijk verloop en de flexibele schil. Deze kan hier en daar mogelijk wel leiden tot kwalitatieve frictie; in de strategische personeelsplannen van de organisatorische eenheden wordt daarop geanticipeerd door tijdig de inzetbaarheid van medewerkers gericht te vergroten door middel van scholingstrajecten.

Huisvesting

Het Alfa-college heeft de hoofdlocaties in volle eigendom (Adm. de Ruyterlaan, Boumaboulevard, Kardingerweg en Kluiverboom in Groningen en de Voltastraat in Hoogeveen) of deels in eigendom (LOC+ in Hardenberg). In 2019 is gestart om het pand aan de Voltastraat in Hoogeveen te revitaliseren met de bedoeling om het in 2020 als het duurzaamste gebouw van het Alfa-college op te leveren. Deze oplevering zal in 2021 plaatsvinden. Financiering van de revitalisatie van deze locatie geschiedt uit eigen middelen. 
Op dit moment wordt gewerkt aan een nieuwe strategische visie op onderwijs en huisvesting in de regio Groningen. Gedacht wordt aan een vitaliteitscampus in het oosten van de stad gericht op vitaliteit voor jongeren, werkenden en ouderen en een campus voor duurzaamheid en circulariteit in het westen van de stad waarin we opleidingen op het gebied van techniek, duurzaamheid en circulariteit onderbrengen.

Daarnaast wordt er en aantal panden gehuurd. Dit is een bewuste keuze om de te verwachten krimp voor de komende jaren te kunnen opvangen. De contracten worden - gezien de mogelijke fluctuatie en daling van studentenaantallen – zo veel mogelijk voor een korte periode afgesloten. Hierdoor heeft het Alfa-college een voldoende flexibele huisvestingsschil om een mogelijke daling met 10% van de huidige studentenaantallen op te vangen.

Ontwikkeling Investeringen

In het najaar van 2018 is gestart met de revitalisering van de locatie aan de Voltstraat 33 te Hoogeveen. In 2019 zijn de eerste twee vernieuwde gebouwdelen opgeleverd. De oplevering van de rest van de vernieuwde gebouwdelen wordt in het 1ste kwartaal van 2021 verwacht. Het grootste deel van de totale investeringen in 2020 zal dan ook aan dit project worden besteed, te weten € 7,8 mln. Het zwaartepunt van de verbouwing van de locatie Kardingerweg in Groningen is vertraagd en doorgeschoven naar het 1ste kwartaal van 2021. Met deze verbouwing is in totaal een bedrag van € 1,4 mln. gemoeid. De komende jaren wordt er extra geld geïnvesteerd ten behoeve van duurzaamheid en wordt extra geïnvesteerd om de basisvoorzieningen binnen de bestaande locaties te vernieuwen. Tot slot worden er de komende jaren extra investeringsgelden vrijgemaakt voor innovatie onderwijsplannen. Het meerjaren-investeringsoverzicht voor het Alfa-college ziet er als volgt uit:

Balans

De balans ontwikkelt zich de komende jaren naar verwachting als volgt:

Balans

Activa (x € 1.000) 2020 2021 2022 2023
         
Vaste activa        
Immateriele activa
Materiële vaste activa  84.526   87.532   88.641   89.332 
Financiële vaste activa  8.691   8.664   8.637   8.610 
Totaal vaste activa  93.217   96.196   97.278   97.941 
         
Vlottende activa        
Voorraden
Vorderingen  5.058   5.058   5.058   5.058 
Effecten
Liquide middelen  30.207   23.179   17.554   15.702 
Totaal vlottende activa  35.265   28.238   22.613   20.761 
         
Totaal activa  128.481   124.433   119.891   118.702 
Passiva (x € 1.000) 2020 2021 2022 2023
         
Eigen Vermogen        
Algemene reserve  62.020   61.404   62.480   64.195 
Bestemmingsreserves  2.966   2.966   2.966   2.966 
Overige reserves/ fondsen  1   1   1   1 
Totaal eigen vermogen  64.987   64.371   65.447   67.162 
         
Voorzieningen  7.032   7.132   7.182   7.182 
         
Langlopende schulden  26.417   32.054   28.331   25.410 
         
Kortlopende schulden  30.046   20.876   18.931   18.948 
         
Totaal passiva  128.481   124.433   119.891   118.702 

Toelichting op de geprognosticeerde balans:

  • Materiële vaste activa: de verwachting is dat het komende jaar de revitalisering van het gebouw aan de Voltastraat te Hoogeveen wordt afgerond. Gezamenlijk met de modernisering van het gebouw aan de Kardingerweg en de noodzakelijke investeringen vanuit het meerjaren-onderhoudsplan leidt dit de komende jaren tot een toenemende omvang van de materiële vaste activa. Zie voor een overzicht van de geplande investeringen voor de komende jaren de passage ‘ontwikkeling investeringen’.
  • Financiële vaste activa: de oorzaak van de daling is dat de aflossing van het kapitaal uit de deelneming LOC+ in Hardenberg hoger is dan het ontvangen winstaandeel. Begin 2020 zijn met de commandieten afspraken gemaakt die de concurrentiepositie van het LOC+ moet verbeteren. Deze afspraken, vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst, gaan in met terugwerkende kracht vanaf 2019 en hebben een looptijd van 10 jaar. Een gevolg hiervan is dat de huur die de commandieten (en derden) moeten betalen is afgenomen en de dividend die het Alfa-college ontvangt vanuit de deelneming ook. Deze ontwikkelingen rondom de recent nieuw overeengekomen vaststellingsovereenkomst zijn nog niet meegenomen.
  • Vlottende activa: de daling wordt vooral veroorzaakt door een lagere stand van de liquide middelen als gevolg van de voorgenomen investeringen voor de komende jaren.
  • Eigen vermogen: De Algemene Reserve zal naar verwachting licht toenemen door de verwachte toekomstige exploitatieresultaten. Ondanks dat het saldo van de individuele bestemmingsreserves de komende jaren kan fluctueren is de verwachting dat de bestemmingsreserves naar verwachting op totaal niveau gelijk zullen blijven. Eveneens zullen de overige reserves niet muteren.
  • Voorzieningen: de omvang van de voorzieningen stijgt na 2020 geleidelijk. Dit wordt mede veroorzaakt door loonstijgingen en door de toename van de populatie in de voorziening duurzame inzetbaarheid en wachtgeld. Mede door de inzet van interne begeleiding en een  extern begeleidingsbureau voor de wachtgeldpopulatie is de verwachting dat de instroom beperkt zal zijn.
  • Langlopende schulden: In 2021 stijgen de langlopende leningen, doordat de aflossing van de lening voor de deelneming in de CV LOC+ in 2020 onder de kortlopende schulden is opgenomen. Na 2021 daalt de stand als gevolg van de reguliere aflossingen bij het Ministerie van Financiën.
  • Kortlopende schulden: In 2020 is het saldo van de kortlopende schulden hoger doordat de aflossing van onze lening voor de deelneming in de CV LOC+ hier is opgenomen. Vanaf 2021 zal de kortlopende schuldpositie verder afnemen mede door het volledig besteden van de kwaliteitsgelden 2019-2022 en vanwege het afronden van het RIF Fieldlab PracTICe project in 2022.

Staat van Baten en Lasten

De staat van baten en lasten ontwikkelt zich de komende jaren naar verwachting als volgt:

Staat van Baten en Lasten (x € 1.000)        
  2020 2021 2022 2023
Baten        
Rijksbijdragen  110.076   116.519   112.004   112.810 
Overheidsbijdragen / subsidies overige overheden  1.748   2.128   1.800   1.700 
Wettelijke college- / cursus- / examengelden  279   130   80 
Baten werk in opdracht van derden  4.370   2.847   4.000   4.750 
Overige baten  2.387   1.970   1.970   1.970 
         
Totaal baten  118.860   123.594   119.854   121.230 
         
Lasten        
Personeelslasten  88.309   93.613   88.258   88.680 
Afschrijvingen  6.107   8.573   8.771   9.211 
Huisvestingslasten  6.214   6.682   6.582   6.482 
Overige lasten  12.488   14.627   14.477   14.477 
         
Totaal lasten  113.118   123.495   118.088   118.850 
         
         
Saldo Baten en lasten uit de gewone bedrijfsvoering  5.742   99   1.766   2.380 
         
Financiële baten en lasten  639‑  715‑  690‑  665‑
Resultaat deelnemingen
         
Saldo baten en lasten uit de financiële bedrijfsvoering  639‑  715‑  690‑  665‑
         
Totaal resultaat  5.104   616‑  1.076   1.715 

Toelichting op de geprognosticeerde staat van baten en lasten:

  • Rijksbijdragen: in 2021 ontvangen we extra structurele en incidentele middelen vanuit het Nationaal Programma Onderwijs. Tevens verantwoorden wij in 2021 hogere kwaliteitsgelden. Daarnaast is de verwachte loon- en prijscompensatie toegevoegd waardoor de rijksbijdragen t/m 2023 jaarlijks hoger liggen ondanks de afname in studentenaantallen.
  • Overige overheidsbijdragen en -subsidies: vanaf 2020 verwachten wij een daling door lagere bijdragen van gemeenten voor het aantal inburgeringscursussen.
  • College-, cursus en/of examengelden: dit betreft het verschil tussen het door het Alfa-college gefactureerde collegegeld BBL (18+) en de inhouding door DUO (op basis van T-2). Door de groei van de afgelopen jaren is er meer gefactureerd dan ingehouden wat een positief verschil opgeleverd heeft. Door de verwachte dalende studentenaantallen is de verwachting dat het bedrag van facturatie de komende jaren lager zal zijn dan de inhouding.
  • Baten werk in opdracht van derden: de komende jaren verwachten we meer opbrengsten vanuit het Leven Lang Ontwikkelen.
  • Overige baten: ten opzichte van 2020 dalende baten als gevolg van minder verwachte opbrengsten vanuit detacheringen, dalende aantallen studenten en doordat er een lagere bijdrage in leermiddelen van de studenten wordt gevraagd.
  • Personeelslasten: Door de extra gelden in 2021 verwachten wij in dit jaar hogere personele inzet. De jaren erna zal als gevolg van een dalend aantal studenten de inzet van fte’s geleidelijk dalen. Hiermee zullen de personele lasten de komende jaren afnemen, waarbij de afname van de loonkosten vele malen groter zal zijn dan de stijging van de loonkosten als gevolg van dotaties aan de wachtgeldvoorziening.
  • Afschrijvingen: de afschrijvingslasten zullen toenemen als gevolg van de ver-/nieuwbouw aan de Voltastraat in Hoogeveen, investeringen in duurzaamheid, extra investeringen voor innovatie onderwijsplannen en de grootschalige upgrading van het school- en kantoormeubilair alsmede de audiovisuele middelen. Voor alle geplande investeringen, zie de passage over de ontwikkeling van de investeringen.
  • Huisvestingslasten: de daling van het aantal studenten vanaf oktober 2020 leidt nog niet tot een verminderde behoefte aan externe (les)ruimten. In 2021 wordt de daling op de huisvestingslasten zichtbaar die zich voort zal zetten in 2022.
  • Overige lasten: in lijn met de trend van de huisvestingslasten is de verwachting dat de lasten vanaf 2021 zullen dalen.
  • Saldo financiële bedrijfsvoering: de daling van de rentelasten is een direct gevolg van de jaarlijkse aflossing.

Ontwikkeling financiële kengetallen

Het Alfa-college hanteert voor zijn kengetallen, naast de door de Onderwijsinspectie gehanteerde signaleringswaarden, eigen, interne onder- en bovengrenzen en normen voor de financiële kengetallen. De ontwikkeling van de relevante financiële kengetallen voor de jaren 2021 t/m 2023, inclusief de onder- en bovengrenzen, de normen en signaleringswaarden van OCW, is als volgt:

Solvabiliteit 2021 2022 2023
Solvabiliteit 52% 55% 57%
Ondergrens 32% 32% 32%
Bovengrens 50% 50% 50%
Signaleringswaarde OCW < 30% < 30% < 30%

De solvabiliteit loopt de komende jaren op tot 57%. Dit heeft voornamelijk te maken met de verwachte daling van de studentenaantallen waardoor de kosten (voornamelijk personeel en huisvesting) zullen afnemen. De daling van de Rijksbijdrage zal, door de T-2 financiering, echter later ingezet worden waardoor naar verwachting de komende jaren een positief exploitatieresultaat behaald zal worden en daarmee de solvabiliteit zal toenemen.

Rentabiliteit 2021 2022 2023
Rentabiliteit ‑0,5 0,9 1,4
Norm - - -
Signaleringswaarde OCW < 0 < -0,05 < -0,1

De rentabiliteit is in 2021 negatief door een negatief verwacht resultaat om vervolgens weer positief te worden en door te stijgen naar 1,4. Hiermee blijven wij ruim boven de signaleringswaarde OCW.

Liquiditeit 2021 2022 2023
Liquiditeit 1,4 1,2 1,1
Norm 0,5 0,5 0,5
Signaleringswaarde OCW < 0,5 < 0,5 < 0,5

De liquiditeit zal de komende jaren afnemen tot 1,1. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de geplande investeringen voor de komende jaren. De liquiditeit blijft ruim boven de normwaarde en de signaleringswaarde.

Huisvestingsratio 2021 2022 2023
Huisvestingsratio 0,05 0,06 0,05
Norm - - -
Signaleringswaarde OCW > 0,15 > 0,15 > 0,15

Met de huisvestingsratio geven we aan welk deel van de totale lasten betrekking hebben op huisvesting. Onze huisvestingsratio laat op de lange termijn een stabiele ontwikkeling zien en ligt ruim onder de signaleringswaarde.

Bovenmatig Eigen Vermogen 2021 2022 2023
Publiek Eigen Vermogen (* 1 mln.) € 63.882 € 64.958 € 66.673
Signaleringswaarde Eigen Vermogen (* 1 mln.) € 92.367 € 97.143 € 102.268
Bovenmatig Eigen Vermogen € 0,00 € 0,00 € 0,00
Ratio Eigen Vermogen 0,69 0,67 0,65

Met ingang van het boekjaar 2020 is er een nieuwe signaleringswaarde voor mogelijk bovenmatig eigen vermogen. De Inspectie van het Onderwijs ontwikkelde een rekenmethode om te bepalen wat een redelijk (publiek) eigen vermogen is om aan te houden. Het Alfa-college heeft in 2020 een ratio Eigen vermogen van 0,69 en een mogelijk bovenmatig eigen vermogen van € 0,00. Ook voor de komende jaren is zichtbaar dat het Alfa-college geen bovenmatige reserves heeft.

Het interne risicobeheersings- en controlesysteem

Het interne beheersings- en controlesysteem heeft betrekking op de bedrijfsvoering, maar uiteraard ook op het onderwijs in onze organisatie. Hieronder wordt aangegeven hoe ons interne beheersings- en controlesysteem functioneert:

  • Onderwijs en examinering: de kwaliteit van ons onderwijs en onze examinering wordt bewaakt door de cyclus van de van het strategisch document afgeleide kaderbrieven, de daarop gebaseerde jaarplannen en jaarplangesprekken. Daarnaast wordt de kwaliteit van onderwijs en examinering gevolgd door de onderwijsteams te monitoren op relevante indicatoren (o.a. studiesucces en vsv). Teams die niet voldoen aan de minimale eisen van de Inspectie voor het Onderwijs, worden aangemerkt als risico-opleiding en met die teams worden afspraken gemaakt hoe te komen tot verbetering. De voortgang van de verbeteringen worden gemonitord door P&C en besproken tijdens de locatieplangesprekken van het College van Bestuur met de managementteams van de locaties.
  • Audits: De kwaliteit van onderwijs, examinering en diplomering en kwaliteitsborging worden in het Alfa-college gemonitord door het uitvoeren van interne audits op basis van het toezichtskader van de inspectie. De selectie van de opleidingen, die jaarlijks worden geaudit, is risico-gericht. Daarnaast kan het managementteam van een locatie ook zelf opleidingen voordragen voor een interne audit. Dit kunnen dan opleidingen zijn met een mogelijk risico of opleidingen die heel goed zijn. Daarnaast voert het auditteam op instellingsniveau thema-audits uit. In 2020 is door het coronavirus slechts een beperkt aantal interne audits uitgevoerd ( zie ook paragraaf 3.7.3). Naast de interne audits wordt om de drie jaar een instellingsaudit uitgevoerd door het Kwaliteitsnetwerk mbo.
  • Integrale maandrapportage: Tweemaandelijks, vanaf februari van elk boekjaar, wordt aan het College van Bestuur integraal gerapporteerd over een aantal indicatoren, gekoppeld aan de gebieden student en regio, medewerkers, maatschappij en bestuur en financiers. Deze integrale rapportage is nog sterk in ontwikkeling en is een vervolg op de separate rapportages over financiën en personeel, zoals die in het verleden werden opgesteld. Tijdens de vergaderingen van de auditcommissie bespreek het College van Bestuur de meest actuele maandrapportage met de commissie.
  • Financiële meerjarenbegroting: Dit is een belangrijk sturingsinstrument waarmee de (financiële) effecten van het strategisch meerjarenbeleid en de verwachte interne en externe ontwikkelingen inzichtelijk worden gemaakt. Met behulp van dit sturingsinstrument kan onder meer het effect van beleidskeuzen, risico’s en ontwikkelingen op het (toekomstige) resultaat, het vermogen, de balansposities en de financieringsstructuur inzichtelijk worden gemaakt. Jaarlijks wordt de meerjarenbegroting ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht.
  • Personeel: Voor de verschillende regio’s/locaties zijn strategische personeelsplannen opgesteld die regelmatig worden geactualiseerd en wordt de ontwikkeling van het aantal WW- en BW-gerechtigden continu gemonitord.
  • Informatiebeveiliging en privacy: Er worden bewustwordingsbijeenkomsten gehouden voor teams. Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Het Alfa-college sluit met het beleid aan bij deze wetgeving en heeft een functionaris gegevensbescherming in dienst die waakt over correcte toepassing van de AVG (zie ook paragraaf 5.4).
  • Strategisch beleid: Eerder werd voorafgaand aan een schooljaar een kaderbrief gemaakt. Door een wijziging in de inhoudelijke P&C-cyclus van schooljaar naar kalenderjaar is in het voorjaar van 2019 een kaderbrief opgesteld voor de periode van 1 augustus 2019 tot en met 31 december 2020. Vanaf 2020 wordt er weer jaarlijks een kaderbrief opgesteld. In de kaderbrief wordt aangegeven wat wordt verwacht van de diverse organisatie eenheden als het gaat om de strategische doelen van de organisatie en de ontwikkelingen die zich tussentijds in een strategische periode aandienen. Meer dan in het verleden wordt via de kaderbrief en de daarbij aansluitende begroting de middelen gekoppeld aan inhoudelijke plannen. De onderwijslocaties en bedrijfsvoering hebben plannen opgesteld en op basis van deze plannen zijn middelen beschikbaar gesteld. Voor 2020 ging het voornamelijk over plannen in het kader van verbeteren, vernieuwen en innoveren. Voor de begroting van 2021 is meer gestuurd op additionele plannen, gekoppeld aan de strategische koers. Daarnaast Om de voortgang van de realisatie van e.e.a. binnen de organisatie eenheden te volgen worden er als onderdeel van de P&C-cyclus twee keer per kalenderjaar locatieplangesprekken gehouden die het College van Bestuur voert met de managementteams van die eenheden. Na afloop van het kalenderjaar wordt op instellingsniveau een rapportage opgesteld waaruit blijkt wat de stand van zaken is op dat moment.
    Om als organisatie meer in control te raken op de strategische koers, heeft het Alfa-college besloten om de functies van concerncontrol en business-control in te voeren, zodat zowel het College van Bestuur als de organisatorische eenheden meer integraal in control zijn op de strategische ontwikkelingen en de continuïteit van de organisatie. Een transitie van waardengedreven naar een waarden- en datagedreven organisatie moet hierbij ondersteunen. De volgende stap wordt het ontwikkelen vaneen P&C-cyclus, passend bij de huidige besturingsfilosofie van de organisatie.
  • Interim controle: in de rapportage van zijn jaarlijkse interim-controle geeft de accountant zijn bevindingen weer naar aanleiding van zijn onderzoek naar de bedrijfsvoering en de processen. Ook dit jaar is de interim-controle uitgevoerd op de hoofdlijnen van de bedrijfsprocessen, daar de werkwijze van de accountant tijdens de eindejaarscontrole gebaseerd is op een volledige gegevenscontrole. Bij de controle van dit jaar is extra aandacht besteed aan informatiebeveiliging en privacy. De aanbevelingen uit het onderzoek tijdens de interim-controle zijn door de organisatie overgenomen en worden daarmee onderdeel van het continue verbeterproces binnen de bedrijfsvoering.

Belangrijkste risico's en onzekerheden

Een van de belangrijkste onzekerheden in het voorjaar van 2021 is de ontwikkeling van de Corona-pandemie en de effecten daarvan op  het onderwijs en de studenten. In het begin van dit hoofdstuk is hier reeds aandacht aan besteed.  

In afwachting van de inrichting van de controlfunctie, inclusief risicomanagement, binnen het Alfa-college om meer dan tot nu toe in control te raken op de strategische koers, zijn we blijven sturen op de eerder geïdentificeerde vijf grootste risico’s. Deze risico’s blijven actueel en het effect van de beheersingsmaatregelen worden periodiek door ons gemonitord. De risico’s zijn bepaald op grond van kans x gevolgen x verbetermogelijkheid, waarbij gebruik gemaakt is van een vijfpuntschaal.

Tabel Risico's

Nr. Risico Korte omschrijving Score
1. Kwaliteit van medewerkers Het risico dat we de doelen uit ons strategisch beleidsplan niet realiseren omdat het veel vraagt van alle medewerkers: naar buiten, ondernemen, crossovers, voortdurend scholen, rolmodel zijn etc. 56,0
2. Informatiebeveiliging Het risico dat informatiebeveiliging onvoldoende aandacht krijgt waardoor de continuïteit van ons ROC in het gedrang komt. 50,7
3. Onderwijsinnovatie Het risico dat ondoeltreffende onderwijsinnovatie de bekwaamheid van de instelling in gevaar brengt om aan de behoeften en verwachtingen van zijn stakeholders, inclusief zijn studenten, op de langere termijn te voldoen. 47,6
4. Personeelsformatie Het risico dat een beperkte beschikbaarheid in een aantrekkende arbeidsmarkt van arbeidskrachten het vermogen in gevaar brengt om (goed) onderwijs aan te bieden en om de ondersteuning goed uit te kunnen laten voeren. 46,0
5. Informatietechnologie Het risico dat niet te allen tijde erop kan worden vertrouwd dat uit de educatieve en administratieve/ondersteunende systemen gegevens zijn te benaderen om de organisatie draaiende te houden. 42,3

Na het bepalen van deze risico’s is in beeld gebracht welke beheersmaatregelen we reeds hebben om de genoemde risico’s te beperken en wat er nogmeer zou moeten/kunnen gebeuren ten behoeve daarvan. Bij het in kaart brengen van de risico’s zijn er tevens beheersmaatregelen geformuleerd. Het effect van de beheersmaatregelen wordt periodiek gemonitord. De stand van zaken m.b.t. de beheersing van de vijf risico’s ultimo 2020 is als volgt:

Risico’s 1 en 4: Kwaliteit medewerkers en personeelsformatie
De beheersing van deze risico’s wordt in gezamenlijkheid opgepakt onder verantwoordelijkheid van de directeuren. Voor de verschillende locaties zijn strategische personeelsplannen opgesteld. Deze plannen geven een overzicht van het zittende personeel (kwalitatief en kwantitatief), een overzicht van de te verwachten uitstroom van medewerkers voor de komende jaren en een overzicht van de te verwachten personeelsbehoefte voor de komende jaren. Zie ook hoofdstuk 4. Op dit moment zien we een risico als het gaat om het vinden van formatie voor de extra programma’s in het kader van het mitigeren van de nadelige effecten van het coronavirus voor de studenten. Dit vraagt een extra inzet voor de werving van medewerkers.

Risico 2: Informatiebeveiliging
In hoofdstuk 5.4 is inhoudelijk op dit risico ingegaan en aangegeven hoe dit risico gemitigeerd wordt tot een acceptabel niveau.

Risico 3: Onderwijsinnovatie
Onderwijsinnovatie wordt als middel ingezet om onze strategische doelen te realiseren. Hier wordt expliciet op gestuurd. Teams worden gestimuleerd om hun onderwijs te innoveren, o.a. door extra middelen beschikbaar te stellen. Monitoring van innovatie is in de reguliere P&C-cyclus opgenomen. 

Risico 5: Informatietechnologie
Door de verdere implementatie van nieuwe technologische ontwikkelingen is de betrouwbaarheid van onze ict-systemen goed te noemen. Met betrekking tot de verdere digitalisering van het onderwijs en de ondersteunende processen wordt in hoofdstuk 5.2 beschreven hoe we hier aan werken.

Naar ons oordeel zijn de risico’s in 2020 evenals in 2019 blijvend tot een acceptabel niveau gereduceerd. Vanuit het perspectief van risicobereidheid hebben we, door het implementeren van beheersmaatregelen en de monitoring van risico’s en maatregelen, vastgesteld dat het pakket van e beheersmaatregelen ervoor zorgen dat de mogelijke gevolgen van deze risico’s voldoende worden gemitigeerd. We zijn van oordeel dat de genoemde risico’s binnen de reguliere bedrijfsvoering van een roc vallen. De inspectie heeft als weerstandsnorm bij normale bedrijfsvoering een minimaal solvabiliteitspercentage van 30% bepaald. Ultimo 2020 is het solvabiliteitspercentage van het Alfa-college 50%. De mogelijke ‘impact’ op de resultaten en/of op de financiële positie van het zich voordoen van een of meerdere van de genoemde risico’s is dan ook niet zo groot, dat die zou moeten leiden tot verhoging van ons weerstandsvermogen.

Naast de hierboven beschreven traditionele wijze van risicobeheersing is het Alfa-college zich er van bewust dat er zich ook bedreigingen kunnen voordoen die minder voorspelbaar zijn. Het gaat hierbij om begrippen als communicatie, veiligheid en vertrouwen in het uitvoeren van onze maatschappelijke kerntaken: onderwijs en examinering. We zijn ons bewust van deze risico’s, werken continu aan deze processen en sturen op soft-controls waardoor het effect van deze risico’s wordt gemitigeerd.

Rapportage toezichthoudend orgaan

De Raad van Toezicht wordt steeds door het College van Bestuur betrokken bij majeure beleidsvraagstukken. Alle relevante plannings- en verantwoordingsdocumenten worden cf. statuten aan de Raad van Toezicht voorgelegd ter goedkeuring. Mochten zich los daarvan financieringsvraagstukken voordoen, dan worden die ook door het college aan de raad ter goedkeuring voorgelegd. Daarnaast wordt de Raad van Toezicht bij grote onderwerpen ook meer en meer in de beleidsvoorbereidende fase betrokken door het College van Bestuur.

De audit- en onderwijscommissie van de Raad van Toezicht zijn in dit opzicht ook belangrijk. In hun vergaderingen is er gelegenheid om in aanwezigheid van deskundigen uit de organisatie inhoudelijk in te gaan op de voor deze commissies relevante onderwerpen. Onderwerpen kunnen er inhoudelijk worden 
voorbesproken en indien gewenst voorzien van een advies van de desbetreffende commissie aan de Raad van Toezicht worden voorgelegd. Dat geldt bv. voor de financiële plan- en verantwoordingsdocumenten die eerst in de auditcommissie aan de orde komen alvorens zij in de Raad van Toezicht worden besproken. Enkele andere onderwerpen die langs deze lijn besproken worden zijn: de realisatie Kwaliteitsagenda en het effect van het coronavirus op de studenten, de medewerkers, de organisatie en de regio en. Zie ook hoofdstuk 1.5.

Volgend hoofdstuk: 8 Notitie Helderheid