5 Bedrijfsvoerende processen

Facilitaire processen
In 2020 heeft het facilitair bedrijf drie speerpunten benoemd. Deze speerpunten zijn continu verbeteren, optimale dienstverlening en een duurzame werk- en leeromgeving. In het kader van continu verbeteren hebben de afdeling inkoop en het facilitair bedrijf het inkoopproces beter op elkaar afgestemd. Hierdoor is er verbetering opgetreden in het proces van aanbesteding en in het contractmanagement. De next step is het verfijnen van het leveranciersmanagement om contracten nog beter te kunnen uitnutten, met als doel meer resultaat voor de organisatie, de medewerkers en de studenten.

Er is gewerkt aan de uitwisselbaarheid van medewerkers over de locaties heen. Met name binnen de catering in regio Noord heeft dit zijn vruchten afgeworpen. Het komend jaar wordt bezien waar we meer flexibilisering kunnen toepassen binnen de locaties. Met alle diensten van het facilitair bedrijf zijn gesprekken gevoerd om samen onze kern- en subwaarden (servicegericht, deskundig en betrokken) te definiëren en te doorleven. Dit proces zal in 2021 worden voortgezet en geïmplementeerd.

In het licht van een duurzame werk- en leeromgeving is de BHV-organisatie verder geprofessionaliseerd door medewerkers op te leiden tot gecertificeerd Beheerder Brandmeldinstallatie. Collega’s van diverse locaties zijn samen met elkaar op training geweest.

Aan de locatie Kluiverboom is een prachtig buitensportgebied ontstaan. Het resultaat is een voorbeeld van jarenlange volhardendheid en samenwerking met stakeholders als gemeente en de wijk. Door deze realisatie kunnen meer studenten deelnemen aan sport- en spelactiviteiten.

In 2020 is de deelauto geïntroduceerd waarmee b.v. een docent een stagebezoek kan doen zonder zelf met de auto naar het werk te hoeven reizen. Daarnaast is de mobiliteitskaart ingevoerd, waarmee medewerkers worden gestimuleerd de auto te laten staan. Het gebruik van beide kan verbeterd worden en zal in 2021 de nodige vervolgaandacht krijgen. De eerste laadpalen in Groningen zijn geplaatst op de locaties Admiraal de Ruyterlaan en Kluiverboom. In 2021 volgen de Voltastraat in Hoogeveen en de Kardingerweg in Groningen.

In 2020 zijn de cateringlocaties Meet & Eat van de Admiraal de Ruyterlaan, de Boumaboulevard en Hoogeveen opnieuw ingericht. Hiermee zijn ze aantrekkelijker en eigentijdser gemaakt voor onze medewerkers en studenten. In 2021 wordt dit vervolgd met de locaties Hardenberg, Kluiverboom en Kardinge. Daarnaast zullen het voedingsbeleid en voedingsconcept worden herschreven en zal de trend van duurzaam, gezond en lokaal verder worden doorgetrokken.

Ook op het gebied van de verduurzaming van vastgoed zijn volop ontwikkelingen. Volta2020 in Hoogeveen wordt afgerond in 2021. Vanwege onder andere het coronavirus zijn planningen en leveringen van materialen en menskracht vertraagd en zal het project medio voorjaar 2021 worden opgeleverd. Te constateren is dat er een prachtige circulaire, duurzame en lerende verbouwing heeft plaatsgevonden. In 2021 zal ook het omliggende terrein worden opgeknapt. Hiermee is de locatie Hoogeveen weer attractief voor zowel de medewerker als de (aspirant-)student. Ook de verbouwing van de voormalige danszaal naar een fitnesslocatie op Kardinge is succesvol afgerond.

Het strategisch huisvestingsplan ligt ter vaststelling op tafel. Hieruit volgend komt in 2021 de financiële impact van verduurzaming van het vastgoed. Ondertussen zijn er stappen gezet naar een beter en duurzamer binnenklimaat op een aantal locaties. Zo is aan de Admiraal de Ruyterlaan in Groningen afgelopen zomer asbest gesaneerd om begin 2021 nieuwe luchtbehandeling in combinatie met een warmtepomp te kunnen plaatsen. In de verbouw van het entreegebied van de Kardingerweg in Groningen is voorgesorteerd op een gas-armer gebouw door vloerverwarming aan te leggen in combinatie met een luchtbehandelingssysteem voorzien van een warmtepomp.

Verder zijn op diverse locaties, in samenwerking met in- en externe partijen, aanpassingen gedaan waarmee er een betere monitoring en besparing van energie heeft plaatsgevonden. Met de toenemende mogelijkheden en kennis zal dit in 2021 worden voortgezet met als doel een voortdurende bijdrage te kunnen leveren aan onze koersuitspraak ‘Samen creëren wij meer waarde voor een betere wereld’.

Het coronavirus heeft het jaar 2020 grotendeels beïnvloed en veelal bepaald. Vanaf na de doorbraak in het voorjaar 2020 moest continue worden geanticipeerd op de actuele situatie. Zaken als routing door het pand, vergrote hygiënenormen, aanpassen van de roosterplanning, juiste interne en externe communicatie bepaalden grotendeels de dag- en weekindeling van de managementteams, de medewerkers en studenten. Het gedwongen op afstand moeten werken was voor de één gemakkelijker te hanteren dan voor een ander. In zijn algemeenheid heeft het ontwikkelprocessen binnen het facilitair bedrijf zeker vertraagd. Aan de andere kant heeft het processen in een stroomversnelling gebracht, te denken valt aan digitaal onderwijs, onderwijs op afstand en thuiswerken.

Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
De RI&E bevat een beschrijving van de risico’s bij de te verrichten werkzaamheden. Bij de risico’s horen ook een evaluatie en een plan van aanpak met maatregelen om risico’s te voorkomen en te beheersen. De RI&E maakt onderdeel uit van en komt voort uit de Arbowet. Naast een wettelijke verplichting vanuit de Arbowet, biedt de RI&E ons de mogelijkheid een veilige werk- en leeromgeving te kunnen bieden aan onze medewerkers, studenten en pandbezoekers. Daarmee is de RI&E niet een doel op zich, maar een middel om een veilige omgeving te kunnen realiseren.

Het Alfa-college maakt bij het opstellen van de RI&E gebruik van het programma AMS. Dit programma maakt het mogelijk op een gestructureerde, inzichtelijke en overzichtelijke wijze vorm en inhoud te geven aan de RI&E. Iedere facilitair manager is eigenaar van de RI&E op de eigen locatie. Dit betekent dat de facilitair manager verantwoordelijk is voor de uitvoering van de RI&E op de locatie. Periodiek moet de facilitair manager de gehele RI&E van de locatie updaten, maar zeker na een grootscheepse aanpassing van gebouwen en middelen, b.v. bij en na een verbouwing.

Het uitvoeren van de RI&E gebeurt aan de hand van vragenlijsten, welke in de AMS staan. Uit de vragenlijst kunnen risico’s naar voren komen. De risico’s worden vervolgens beschreven in een Plan van Aanpak met daarbij per item een doorlooptijd welke is gerelateerd aan de risicograad (kans x impact). Voor het uitvoeren kan de facilitair manager de kennis inroepen van een arbeidsdeskundige van onze Arbodienst Human Capital Care.

De huidige stand van zaken betreffende de RI&E
In 2017 is voor elke locatie de RI&E volledig opnieuw uitgevoerd. In de daarop volgende jaren en ook in 2020 is deze bijgehouden en geactualiseerd. Ook is hierbij aandacht geweest voor de externe locaties. Deze actualisatie heeft geresulteerd in een overzicht van de risico’s. De risico’s met een grotere kans en/of een groter gevolg zijn aangepakt en opgelost. Op een aantal locaties staat nog een deel van de risico’s met een lagere impact open. Deze risico’s zullen in 2021 worden gemitigeerd. Coördinatie op dit vlak ligt bij de interne preventiemedewerker/Arbo-coördinator. 

De in 2017 uitgevoerde en later geactualiseerde RI&E is actueel en valt binnen de veel gehanteerde norm van uitvoering van eens in de 3-4 jaar. Locaties waar recentelijk aanpassingen aan gebouwen hebben plaatsgevonden, zullen voorrang krijgen bij het updaten van de RI&E om actualiteit ook in de toekomst te borgen.

Vanaf 2021 wordt er weer op alle locaties een RI&E doorgevoerd. Op alle locaties wordt ook ingezet op thematische onderdelen (een verdiepend deel) van de RI&E. Te denken valt hier aan het item gevaarlijke stoffen of ongevallenregistratie en meldingsprocedure. Dit zal worden opgenomen in de RI&E-agenda. Naast de hoofdlocaties zullen ook de sublocaties en huurlocaties beschouwd worden op het hebben en hanteren van een actuele en deugdelijke RI&E. Ook dit zal worden opgenomen in de RI&E-agenda. Waar de interne kennis tekort schiet, zal gebruik worden gemaakt van externe kennis om de risico’s goed te kunnen inschatten. De regie op het oplossen van de restrisico’s per locatie wordt gecoördineerd door de preventiemedewerker/Arbo-coördinator.

De digitale transformatie van het Alfa-college
In 2020 zijn er mooie stappen gezet in de digitale transformatie van het Alfa-college. Door het coronavirus is binnen één week tijd het proces van online lesgeven en begeleiden opgezet en ingevoerd. De technologie was reeds beschikbaar, maar moest in korte tijd opgeschaald worden voor alle 14.000 studenten en 1.400 medewerkers. Ondersteuning voor het online platform is geïntensiveerd en er is massaal content gecreëerd om online leren mogelijk te maken. Een enorme prestatie, waarbij er veel ervaringen zijn opgedaan die zeer bruikbaar zijn voor de periode na het coronavirus.

Er is ook een plan gemaakt ter ondersteuning van de digitale transformatie van het Alfa-college in de komende twee jaren. In het plan staan de strategische resultaten die we willen realiseren. De resultaten zijn onderverdeeld in een vijftal thema’s:

1. Online-campus: regie over je eigen leerroute, vanaf elke plek en elk moment.
2. Data-ondersteund onderwijs: inzicht om keuzes te maken.
3. Resultaatgerichte teams: multidisciplinaire samenwerking als partners.
4. Proces automatisering en robotisering: leuker en efficiënter werken.
5. Technisch fundament: veilig, snel en met een solide basis.

Online-campus
De online-campus is de online werkplek voor de studenten en medewerkers. Een campus waarin studenten kunnen leren, samenwerken en informatie ontvangen ter ondersteuning van hun persoonlijke leerroute. Als onderdeel van de online-campus is in 2020 begonnen met de implementatie van de digitale leeromgeving ‘Itslearning’. Een omgeving die de student helpt zijn of haar onderwijs digitaal te plannen en vorm te geven.

Data-ondersteund onderwijs
Om gebruik te kunnen maken van alle data die het Alfa-college heeft in combinatie met data van externe partners is er in 2020 een volledig nieuw dataplatform gerealiseerd. Het platform geeft de mogelijkheid om informatie te genereren voor en over onze studenten, maar ook over de belangrijke thema’s binnen de sector zoals beschikbare stageplekken of de doelmatigheid van opleidingen.

Resultaatgerichte teams
Om de vele mogelijkheden van technologie en data optimaal in te zetten moeten we de krachten bundelen. Technologie is niet alleen van de afdeling ICT. Technologie en data zitten overal. Om elkaar te helpen bij het zo goed mogelijk toepassen van innovaties binnen het onderwijs richten we teams in die vanuit verschillende disciplines hier samen mee aan de slag gaan. In 2020 zijn op alle locaties i-coaches gefaciliteerd om samen met onderwijsteams technologie nog vaker te gebruiken om het leren en begeleiden vorm te geven.

Procesautomatisering en robotisering
Een belangrijke stap voor het automatiseren van de onderwijslogistieke processen was om het kernregistratiesysteem PeopleSoft over te zetten naar Eduarte. In de zomer van 2020 is het nieuwe systeem live gegaan. Het nieuwe systeem geeft de mogelijkheid om studenten en medewerkers sneller en beter te voorzien van informatie en administratieve taken te automatiseren.

Technisch fundament
Een degelijke technische infrastructuur met goede ict-werkplekken en een snel en toegankelijk wifi-netwerk is het fundament voor alle verdere toepassingen. Zonder connectiviteit geen online-campus. Het totale wifi-netwerk is vervangen in 2020 om de studenten en medewerkers blijvend snel en veilig toegang te geven tot het internet.

Technologie en digitalisering zijn niet meer weg te denken uit de samenleving en raken elke student en medewerker in het leren, het werken en het leven. Voor het Alfa-college blijft het een belangrijk speerpunt in de komende jaren om onze studenten blijvend maatschappelijk betekenisvol op te leiden.

Vanaf maart 2020 heeft het coronavirus een grote impact gehad op het Alfa-college. Ook van de afdeling Marketing, Communicatie en Voorlichting (MCV) heeft het veel gevraagd. Flexibiliteit, uitbreiding van het takenpakket en onzekerheid over offline evenementen. Bij aanvang van de coronacrisis, medio februari, is een crisisorganisatie ingericht waarin o.a. de manager MCV en woordvoerder MCV vertegenwoordigd waren. Deze crisisorganisatie is in het tweede kwartaal afgeschaald naar een lijnorganisatie met als linking pin de directeur Bedrijfsvoering, de bestuurssecretaris en de woordvoerder. Coronavirus gerelateerde thema’s en communicatievraagstukken passeerden hier de revue en werden indien nodig intern of extern gecommuniceerd. De interne communicatie voor studenten en medewerkers via het coronanieuws-platform heeft hiermee in 2020 een vlucht genomen.

Ook heeft de coronacrisis er voor gezorgd dat de open dagen omgezet moesten worden naar online open dagen. In zeer korte tijd is een nieuw concept ontwikkeld en zijn alle offline momenten omgezet naar online voorlichtingsmomenten. In totaal zijn er bijna 600 webinars georganiseerd, een traject waarin de afdeling MCV een belangrijke rol heeft vervuld.

Een veel gehoorde opmerking in de coronacrisis is dat collega’s het onderlinge contact missen. De afdeling MCV heeft een voortrekkersrol gehad in het organiseren van verschillende online personeelsbijeenkomsten, waaronder de speciale kerstuitzending AC Radio Top 2020.

Ondanks het feit dat het coronavirus voor een groot deel de agenda van MCV heeft bepaald, is er ook nog op een aantal vlakken vernieuwing doorgevoerd.

Aanschaf en implementatie Summit
In de zomer van 2020 heeft de afdeling MCV een contract gesloten met softwareleverancier Summit om onze wervingscampagnes te verbeteren. De implementatie en inrichting is door het team zelf gedaan, begeleid door een projectmanager van Summit. Summit biedt één centrale database waarin wervingsacties en studiekiezers worden vastgelegd. Hiermee kan de afdeling MCV nu heel gericht studiekiezers benaderen en follow-up geven. Ook wordt er op deze manier inzicht verkregen in de contactketen vóór aanmelding.

Het werken met Summit levert de afdeling MCV op dat ze leert werken met inzichten uit data, hoe belangrijk het goed opvolgen van leads is en krijgt ze feedback van klanten op events. Studiekiezers worden vaker en gerichter benaderd met een aanbod (nieuw event, studiekeuzegesprek of anders).

Van alle 3.254 klantcontacten die de afdeling heeft verkregen dit schooljaar weet de afdeling de woonplaats, de school, het leerjaar en de interesses. De vervolgstap is het leggen van een koppeling met de aanmeldingen van het Alfa-college, zodat zowel inzicht wordt verkregen welke aanmeldingen voort zijn gekomen uit de wervingsactiviteiten als ook welke contacten nog benaderd kunnen worden om ze te helpen met een definitieve studiekeuze. In het schooljaar 2020-2021 gebeurt dit nog handmatig. Voor het daarop volgende schooljaar is het de ambitie dit te automatiseren.

Leven Lang Ontwikkelen (LLO)
LLO is een groot thema binnen het Alfa-college en vraagt een groot deel van de aandacht van de afdeling MCV. Gezien de complexiteit van de inpassing van LLO binnen de staande organisatie, volgde MCV een tweesporenbeleid: dat van de lange termijn (strategie) en korte termijn (lancering nieuwe website en de communicatie over het huidige aanbod). Voor de strategiebepaling van LLO bij het Alfa-college is de afdeling MCV in 2020 een samenwerking aangegaan met bureau NIDAP. In de eerste helft van het jaar heeft NIDAP een kwalitatief intern onderzoek uitgevoerd, waar verschillende opleidingsmanagers van de vier door het directeurenoverleg gedefinieerde clusters (Energie & Duurzaamheid, Vitaliteit & Zorg, ICT en Educatie) aan deelnamen. Hierdoor is er een goed beeld verkregen hoe ver de verschillende locaties van Alfa-college nu zijn op het gebied van LLO. Dit onderzoek kreeg in het najaar een vervolg in de vorm van een regionale marktverkenning bij grote werkgevers, waarvan het rapport in april 2021 verschijnt. Dit gaat het Alfa-college helpen om keuzes te maken in positionering, doelgroepen en marketingstrategie.

Wat betreft het operationele deel heeft de afdeling MCV gezorgd dat het aanbod (mbo-certificaten en cursussen) bij alle locaties op een standaardmanier verzameld wordt. Dit aanbod wordt getoond op de vernieuwde website van het Alfa-college, waarvan de realisatie in het najaar van 2020 heeft plaatsgevonden. De lancering hiervan staat begin 2021 gepland. De website toont straks twee ingangen om bij het LLO-gedeelte te komen: Volwassenen en Werkgevers. Zowel de structuur als de content is volledig vernieuwd. Ook is het aanbod van het Alfa-college zichtbaar op de website van ‘Het Noorden Leert Door’. Dit is de website van de samenwerkende partners binnen de Scholingsalliantie Noord. Tot slot is de afdeling MCV betrokken geweest bij het opzetten (samen met de afdeling O&K) van het alumnibeleid en het voorbereiden van een crm-businesscase voor een beter beheer van onze relaties.

De voortgang van het primaire proces van een onderwijsinstelling is in sterke mate afhankelijk van ontwikkelingen en bedreigingen in de buitenwereld. Of het hier nu gaat om bijvoorbeeld cybercrime of een pandemie, een onderwijsinstelling moet klaar zijn om de continuïteit van de processen en het beschermen van persoonsgegevens te kunnen waarborgen. Het coronavirus heeft veel invloed gehad op de voortgang van de onderwijsprocessen. Er is heel veel werk verzet om de lessen online te verzorgen. Informatiebeveiliging en privacy zijn hierbij niet uit het oog verloren en zijn belangrijke onderwerpen geweest bij onder andere het opstellen van instructies voor online thuiswerken en thuisleren.

Informatiebeveiliging
Het is van belang dat het Alfa-college passende maatregelen neemt om de informatievoorziening en de persoonsgegevens te beschermen en geïdentificeerde risico’s te mitigeren. Jaarlijkse deelname aan de Benchmark Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) helpt ons om onze interne processen continue te verbeteren.

In 2020 zijn we gestart met verbeteringen op de volgende gebieden:

• Het ontwikkelen van een risico-gestuurde Informatiebeveiligings- en Privacy-organisatie, deze zal in 2021 verder worden uitgewerkt;
• Het toepassen van risicoanalyse en classificatie om het juiste beveiligingsniveau van gegevens en applicaties te bepalen;
• Het aanscherpen van toegangsbeveiliging en het proces van autorisatiebeheer;
• Het opstellen van een visie en een beleid voor logging en monitoring van netwerk en applicaties. In 2021 zal dit beleid geïmplementeerd gaan worden;
• Het beoordelen van informatiebeveiligingsincidenten en datalekken, deze worden volgens de procedures beoordeeld, vastgelegd en verbeteringen ter voorkoming daarvan worden doorgevoerd in het Informatiebeveiligings- en Privacy-beleid en in de organisatorische en technische maatregelen;
• Het opstellen van een continuïteitsplan. Dit zal worden getoetst op de toepasbaarheid tijdens een cyberoefening OZON van maart 2021.

Privacy
Het is van belang dat het Alfa-college zorgvuldig omgaat met de persoonsgegevens van studenten en medewerkers en dat onze medewerkers goed getraind zijn ten aanzien van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Algemene informatie over de AVG is voor medewerkers en studenten beschikbaar op de Privacy-AVG-omgeving op het Intranet van het Alfa-college. Medewerkers kunnen daarnaast individueel of met hun team online AVG-trainingen volgen. Nieuwe medewerkers krijgen informatie over het Informatiebeveiligings- en Privacybeleid en een link naar een filmpje met een basistraining over de AVG.

In maart 2020 heeft de afdeling IBP diverse instructies opgesteld voor het online thuiswerken en thuisleren. Deze instructies maken onderdeel uit van het ondersteuningsplatform E-learning en de Privacy-AVG-omgeving op het Intranet van het Alfa-college.

Jaarplan Informatiebeveiliging en Privacy
Vanuit het jaarplan Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) 2020 zijn de volgende zaken gerealiseerd:

• In het kader van de beoordeling van de effectiviteit van de getroffen maatregelen en beleidsuitgangspunten zijn er audits uitgevoerd op het proces autorisatiebeheer. Dit heeft geleid tot aanscherping van dit proces;
• Operationeel beleid is opgesteld voor logging en monitoring en backup en recovery;
• In het kader van de PDCA-cyclus heeft het Alfa-college meegedaan aan de Benchmark mbo ten aanzien van Informatiebeveiliging en Privacy. De bevindingen die daaruit voortkwamen vormen input voor het verbeterregister en het jaarplan IBP 2021;
• Op alle nieuwe of gewijzigde informatiesystemen is een effectbeoordeling rondom gegevensbescherming (Data Protection Impact Assessment) uitgevoerd;
• Er is een privacytoets opgesteld om het toepassen van ‘Privacy bij design and default’ te faciliteren;
• Er is een procedure voor het vernietigen van gegevens en documenten opgesteld;
• Er is een geïntegreerde gedragscode opgesteld;
• Er is een start gemaakt met het opstellen van een business continuityplan en bijbehorende crisisplannen;
• Er is in samenwerking met onze outsourcingpartner een project opgezet om Identity & Access Management (IAM) te verbeteren.

Vanuit het jaarplan IBP 2020 zijn de volgende zaken niet gerealiseerd:

• De AVG-trainingen op de locaties hebben door het coronavirus vertraging opgelopen en zullen in 2021 worden voortgezet door middel van online aangeboden trainingen.